Grundbegriffe der digitalen Inventarisierung 

Wie funktioniert eine digitale Inventur? Was ist überhaupt eine Inventur und wie erstellt man eine Inventarliste? Geht man den Prozess der Inventarisierung anders an, als den der Inventur und wie hält man diese ganzen Begriffe auseinander?

Wir zeigen Ihnen, was wichtig ist! Zusätzlich geben wir einen Ausblick, wie man diesen Prozess ins digitale Zeitalter überführt.
Unser wertvoll gesammeltes Wissen übersichtlich für Sie zusammengestellt!

Mit folgenden Links können Sie direkt zu den für Sie relevanten Themen springen:

austin-distel-wawEfYdpkag-unsplash

Was ist eine Inventur?

Inventur, Inventar, Inventarisierung... Viele ähnliche Begriffe, die doch alle etwas Unterschiedliches bedeuten. Bei so viel Information kann es oft schwer sein, den Überblick zu behalten.
Die Grundbegriffe sind an sich simpel: Ein Gegenstand kann Teil des 
Inventars sein, den eine Firma besitzt. Der Prozess, Ihr Inventar zu erfassen, ist die Inventur einer Firma. Der Begriff Inventur kann sich nach Branche unterscheiden. In manchen Branchen (z.B. Lebensmitteleinzelhandel) versteht man unter dem Begriff die Erfassung des Umlaufvermögens. Die Inventur bezeichnet generell aber die staatlich vorgeschriebene Erfassung des Anlagevermögens einer Firma. Und der Vermerk dieser Gegenstände in einer Liste nennt sich Inventarisierung.  An sich ja eigentlich ganz schlüssig. Danach wird es aber etwas schwieriger, denn es gibt viele verschiedene Arten von Inventuren. Welche Art man durchführen muss, hängt ganz von der Art des Unternehmens und der inneren Organisationsstruktur ab. 

Genauere Informationen zum Thema finden Sie hier: Was ist eine Inventur?

Was eine gute Inventarisierungssoftware ausmacht

Auch zur Inventarisierung gibt es viele Unterschiedliche Möglichkeiten. Bis vor kurzem war die gängigste Methode, alles in einer Excel Liste festzuhalten. Dies ist aber zeit- und ressourcenaufwendig, denn laut Gesetz müssen solche Listen unter dem Vier-Augen-Prinzip, also von zwei Mitarbeiter*innen, erstellt werden. Zusätzlich müssen so alle Listen der verschiedenen Abteilungen einer Firma separat auf den neusten Stand gebracht werden, was viel Zettelkram bedeutet. Inzwischen geht das ganze etwas leichter, nämlich mit einer digitalen Inventur. Es gibt viele verschiedene Inventarisierungssoftwares oft mit verschiedenen Features: Manche mit Barcode Scannern oder Smartphone Apps, manche mit Cloud Features oder In-House Lösungen.  

Um zu erfahren, welche Eigenschaften einen guten digitalen Inventarmanager auszeichnen, klicken Sie hier

Lupe groß

Welche Inventarisierungssoftware eignet sich für wen?

Obwohl es oft Überlappungen in Softwarestrukturen gibt, eignen sich manche besser für das eine Unternehmen als das andere. Worauf man beim Kauf achten sollte ist von Unternehmen zu Unternehmen ganz individuell. Auch von Abteilung zu Abteilung kann das ganz unterschiedlich sein: Die IT-Abteilung legt natürlich ganz andere Schwerpunkte als die Buchhaltung. Gute Inventarisierungssoftwares können diese Bedürfnisse alle unter einen Hut bringen; Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind also zwei Eigenschaften auf die so gut wie jedes Unternehmen Wert legen sollte.

Hier können Sie näheres dazu erfahren, was eine gute Inventarisierungssoftware für die IT ausmacht

Wie läuft ein Inventarisierungsprozess ab?

Wenn man sich dann für eine Inventarisierungssoftware entschieden hat, laufen die Prozesse oft ähnlich ab. Die Bedürfnisse des Unternehmens werden festgehalten, wie zum Beispiel Benutzeranzahl oder spezielle Software Schnittpunkte. Danach wird eine Erstinventarisierung durchgeführt, das heißt der gesammelte Bestand des Unternehmens wird erfasst und in die Software eingetragen.  

Die wichtigsten Prozesse der Anlageninventur, können Sie hier nachlesen

Inventarisierung und moderne Arbeitsmodelle

Egal welche individuelle Kombination man wählt, Inventarisierungssoftwares lohnen sich in den meisten Unternehmen. Die Inventarführung ist deutlich erleichtert; Scannen, kurz tippen und alles überall aktualisiert zu haben, ist deutlich leichter als zigtausend Listen per Hand auszufüllen und abzugleichen. Außerdem bietet digitales Inventurmanagement Platz für moderne Arbeitsmodelle. Momentan ist Homeoffice durch die Pandemie ein höchst aktuelles Thema, aber auch schon davor haben sich mehr und mehr Menschen für Remote Working entschieden. Manche gehen sogar mit dem Trend des “Digital Nomads” mit: Ständiges umherziehen und währenddessen Vollzeit online arbeiten. Wenn Firmeninventare das Büro verlassen, kann herkömmliche Inventurführung ziemlich kompliziert werden. Mit einem digitalem Inventarmanagementsystem wird aber auch diese Hürde gemeistert, da jeder überall, zu jeder Zeit leicht die Inventare per Smartphone einscannen und bearbeiten kann. 

Hier können Sie mehr dazu lesen, wie digitale Inventar-Manager das Homeoffice erleichtern können

homeoffice minimalist

Die Zukunft der digitalen Inventar-Manager

Es gibt nichts, das nicht verbessert werden kann! Technologische Innovation schreitet immer schneller voran, sowohl im Bereich der Smart Labels, wie RFID Etiketten, aber auch in der Softwareentwicklung. Durch diese spannenden neuen Möglichkeiten werden Inventarisierungssoftware nur noch wirksmaer, benutzer:innenfreundlicher und schneller.

ITEXIA selbst hat auch einiges geplant! Lesen Sie hier nach was alles noch passieren soll.

Success Stories - Welche Unternehmen verwalten Ihr Inventar bereits digital?


T-Systems-Telkom-Bonn-Inventarisierung-SAP

Im Großen und Ganzen muss natürlich jede Firma für sich entscheiden, ob sich eine digitale Anlageninventur lohnt. Für ein Restaurant mit vielen verschiedenen Einrichtungsgegenständen oder eine IT-Firma in der jede*r einzelne Mitarbeiter*in einen eigenen Laptop, Tastatur, Maus und Monitor gestellt bekommt, lohnt sich ein ausführlicher, einfacher Überblick immer. 
Wollen Sie sehen, wo digitale Inventarmanager schon zum Einsatz kommen? Dann schauen Sie gerne auf unserer Success Story Seite vorbei!